Vous désirez intégrer une entreprise à taille humaine et vous accomplir au sein d’une équipe jeune à l’expertise reconnue? Rejoignez l’IRT SystemX !

Basé au sein du cluster Paris-Saclay (91), nous imaginons et concevons un monde numérique plus sûr, plus performant et plus durable. Aux côtés de nos partenaires industriels et académiques, nos ingénieurs-chercheurs adressent de nouveaux usages qui répondent aux grands enjeux de notre temps, sociétaux et technologiques. Ensemble, nous accélérons la transformation numérique des industries, des services et des territoires.

Avec nos 140 collaborateurs, prenez une part active au développement d’un institut de recherche technologique (IRT) de niveau international.

Votre rôle ?  En tant que coordinateur(trice) des opérations vous renforcerez l’équipe de la Direction Stratégie et Programmes en assurant d’un point de vue administratif et organisationnel, le montage et le suivi des projets de l’Institut.

Poste

Rattaché(e) au Directeur Stratégie et Programmes, vous serez en charge des missions suivantes :

Coordination des activités de la DSP : 

  • Coordonner, suivre et planifier les activités de la Direction Stratégie et Programmes (DSP) en lien avec les parties prenantes 
  • Organiser les réunions mensuelles de la DSP et préparer le support de présentation 
  • Organiser des revues annuelles avec l’ANR (Agence Nationale de la Recherche)

Communication & évènements :  

  • Maintenir à jour le KIT de communication du portefeuille projets de l’IRT 
  • Communiquer à la Direction Communication les éléments marquant du mois écoulé pour la Newsletter mensuelle 
  • Organiser et préparer le programme Start@SystemX 

Organisation et préparation des instances internes :  

  • Préparer les Comités d’Orientation Programmes (COP) : Organiser les comités, participer à la rédaction et à la mise en forme des documents préparatoires et supports du COP. 

Gestion de l’interface projets de la plateforme ANR : 

  • Actualiser la plateforme ANR : dépôt de nouveaux projets, modifications des projets, rapports annuels, etc. 
  • S’assurer du suivi des livrables projets (rapport ANR, rapports individuels) et du respect du délai de leur livraison 
  • Consolider les rapports ANR annuels des projets 

Assistance auprès du directeur stratégie et programmes :

  • Organiser des RDV internes et externes (revues trimestrielles des projets, Entretiens Annuels d’Évaluation, Entretiens Professionnels de Formation, …) 
  • Procéder aux contrôles de notes de frais du Directeur 

Gestion des mises à disposition (MAD) :  

  • Gérer administrativement les arrivées et les départs des personnels mis à disposition au sein des projets – Gestion du processus MAD + mise à jour du Kit MAD 
  • Mise à jour des fiches contacts sur les projets 
  • Relancer et assister les Chefs de projets et le personnel mis à disposition (MAD) pour la déclaration mensuelle des temps 

Suivi des Prestations DSP :  

  • Suivre les prestations sous-traitées (spécifiques aux projets) (suivi des règlements en fonction des jalons, suivi de la recette finale, liens avec le service comptable/contrôle de gestion, vérification de la conformité administrative des documents. 

 

Profil

Niveau de formation et/ou expériences minimum requis :

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études supérieures (Bac+3/4 minimum en gestion de projet) et avoir au moins 3 années d’expérience en tant qu’Assistant(e) de Direction au sein d’une organisation par Projets ou en tant qu’assistant chef de projet.
  • Idéalement, connaissance du secteur de la recherche et des projets d’innovation
  • Maitrise des outils bureautiques
  • Compétences écrites et orales en anglais

Compétences professionnelles : 

  • Capacités de coordination
  • Qualités rédactionnelles
  • Rigueur et bonne organisation, capacité à gérer les priorités
  • Autonomie et réactivité
  • Esprit de synthèse et capacités d’analyse
  • Bon relationnel

L’IRT SystemX est engagé en faveur de l’égalité des chances. A ce titre, tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. 

Pour ce poste basé au sein du cluster Paris-Saclay (91), des déplacements occasionnels sont à prévoir en région parisienne. Vous travaillerez au sein d’une équipe jeune, sur des projets attractifs et vous bénéficierez d’avantages tels que : mutuelle intéressante, subvention de l’employeur pour la restauration, 3 semaines de congés en plus du légal, congés supplémentaires en fonction de l’ancienneté, 1% logement, comité économique et social, partenariat avec Science Accueil permettant aux collaborateurs étrangers d’obtenir notamment un accompagnement dans les démarches administratives.

Au cours de notre processus de recrutement, vous rencontrerez le directeur stratégie et programmes et une collaboratrice du service RH puis éventuellement le Directeur Général.

Merci d’adresser votre candidature à mathilde.pilarski@irt-systemx.fr

Référence de l’offre : DOP 202

Informations clés

Type de contrat : CDI
Poste à pourvoir dès que possible
Salaire : A déterminer en fonction de l’expérience et de votre niveau d’étude
Localisation du poste : Cluster Paris Saclay (91)


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